Gestion Documentaire

Gestion des documents administratifs

Le technicien en gestion documentaire offre un soutien au personnel des unités administratives de l'École, notamment pour l'application du plan de classification et du calendrier de conservation de l'École.

Le Programme de gestion des documents administratifs de l'École vise à doter l'ensemble des unités de moyens leur permettant de planifier, organiser et contrôler l'ensemble de leurs documents administratifs, de leur création ou réception à leur versement au dépôt central ou à leur destruction. Il consiste en 5 principales activités :

Plan de classification

Le CIS est responsable de l'élaboration et de l'application d'un système de classification uniforme pour l'ensemble des documents administratifs de l'École.

Calendrier de conservation

Le calendrier de conservation des documents administratifs de l'École constitue l'entité légale en matière de conservation et archivage de ses documents, de façon ordonnée et systématique, selon les règles de conservation qu'il contient.

Versement et déclassement annuels

Les documents semi-actifs et inactifs sont classés et conservés au dépôt central d'archives ou au Centre d'archives de la Mauricie et du Centre-du-Québec (Bibliothèques et Archives nationales du Québec).

Protection des documents essentiels

La protection des documents essentiels consiste à identifier et à protéger les documents faisant référence aux droits, aux obligations et au fonctionnement de l'École. Ces documents sont requis, en cas de désastre, pour assurer la reprise et la continuité des opérations. Des mesures seront prévues pour permettre aux unités d'identifier, de protéger et de récupérer rapidement les documents essentiels. Le Service des archives assure une protection particulière pour certaines catégories de ces documents (contrats, baux, procès-verbaux).

Formation du personnel

Le service des archives offre des séances de formation, de l'encadrement et du soutien aux membres du personnel des unités afin de faciliter l'implantation des divers éléments du programme de gestion des documents administratifs.

Heures d'ouverture

Lundi au jeudi: 7h à 22h30
(Prêt et référence: 9h à 16h)

Vendredi: 7h à 16h
(Prêt et référence: 9h à 13h)

Dimanche: 19h30 à 22h30
(Aucun service de prêt ni de référence)